Про категорії Outlook

• Квітня 26, 2024

Використання категорій - це чудовий спосіб добре організувати навколишнє середовище Outlook, не створюючи безліч папок. Використовуючи категорії, ви можете зберігати всі предмети в одній папці, але групувати, як елементи, разом за категоріями (крім елементів електронної пошти). Після присвоєння категорій ви також можете знаходити, сортувати та фільтрувати елементи за категоріями. Наприклад: у вас може бути колекція електронних листів (надісланих та отриманих), контактів, завдань, зустрічей та приміток, що стосуються одного проекту. За допомогою категорій ви можете зібрати їх разом, щоб переглянути велику картину.

Основна категорія
Outlook містить Список основних категорій за замовчуванням, до якого ви можете додати свої власні категорії відповідно до ваших особистих потреб. Список головних категорій можна знайти в команді меню Редагувати / Категорія. За допомогою кнопки "Основна категорія" у вікні "Категорія" додайте та видаліть категорії зі списку "Основна категорія". Коли ви вилучаєте категорію зі списку головних категорій, елементи, які були віднесені до категорії, залишаються незмінними. Ви можете продовжувати групувати ці елементи за допомогою видаленої категорії.

Доброю практикою є призначення однієї або декількох категорій предмету Outlook, вибравши категорію зі списку Основних категорій. Ви можете просто ввести категорію в полі категорії вашої позиції, але, швидше за все, ви не будете посилатися на категорію в однаковому порядку для кожного предмета, тим самим перемагаючи мету їх використання.

Наприклад, перший елемент, який ви хочете класифікувати, ви вводите MS Office. Через кілька днів у вас є новий товар для цієї ж категорії. Цього разу ви вводите Microsoft Office. Outlook трактує це як нову категорію.

Використання списку головних категорій забезпечує послідовність і уникає помилок.

Призначення категорій предметам
Ви можете призначити одну або кілька категорій для будь-якого типу предмету Outlook. За винятком форми електронної пошти, ви побачите поле "Категорія" та кнопку на кожній формі Outlook. Щоб призначити категорії елементам електронної пошти, потрібно перейти до параметрів електронної пошти, щоб знайти поле категорії.

Щоб призначити категорії під час створення елемента, натисніть на кнопку Категорія у формі (або кнопку Опції на елементі електронної пошти) та перевірте всі категорії зі списку Основних категорій, які застосовуються; потім натисніть кнопку ОК. Відкрийте будь-який існуючий елемент і продовжуйте, як описано вище, щоб додати категорію після створення.

Ви можете призначити категорії для множення елементів у списку. Виберіть усі елементи, яким ви хочете призначити однакові категорії. Клацніть правою кнопкою миші на синьому виділенні та виберіть Категорії у меню швидкого доступу. Перевірте всі категорії, які застосовуються; потім натисніть кнопку ОК.

Видаліть категорії з елементів

Відкрийте елемент, з якого потрібно видалити категорію. Натисніть кнопку Категорія та зніміть прапорець із категорії, яку потрібно видалити. Ви можете видалити категорії з кількох елементів зі списку, попередньо вибравши групу елементів; вибору категорій у меню швидкого клацання правою кнопкою миші; скасувати вибір категорій, які потрібно видалити; потім, натиснувши ОК.

Знайти всі предмети

Використовуйте команду Розширений пошук у меню Правка, щоб знайти всі елементи в категорії. У діалоговому вікні «Розширений пошук»:

- Виберіть "Будь-який тип предмета Outlook" зі спадного меню для поля "Шукати"
- Переконайтеся, що Особисті папки відображаються в полі In: Погляд Outlook буде відображатися у всіх папках, які є у ваших особистих папках. Ви можете натиснути кнопку "Огляд", щоб звузити пошук до вибраних папок.
- Перейдіть на вкладку Більше варіантів
- Натисніть кнопку Категорія
- Виберіть категорію, яку ви хочете знайти
- Клацніть OK

Усі елементи з обраною вами категорією з'являться у вікні Знайти. Ви можете відкрити їх, щоб побачити деталі, двічі клацнувши на предметі, який потрібно відкрити.

Ви можете зберегти свій пошук, щоб отримати його згодом. Клацніть на Файл / Зберегти пошук, виберіть папку, в якій ви хочете зберігати пошук, вкажіть ім'я пошуку файлу та натисніть кнопку Зберегти. Тип файлу повинен бути Office Saved Searches, а файл матиме розширення .oss. Щоб відкрити збережений пошук, натисніть на Файл / Відкрити пошук, знайдіть пошук, який ви хочете відкрити, виберіть його та натисніть кнопку ОК. Під час події "Відкрити" Outlook виконає новий пошук на основі критеріїв, встановлених у збереженому пошуку.

Друк ВСІХ Елементів у категорії

Після проведення пошуку ви можете надрукувати всі знайдені предмети. Виберіть усі файли у вікні пошуку (Редагувати / Вибрати всі або за допомогою вибору миші). Клацніть правою кнопкою миші на синій області вибору та виберіть друк із швидкого меню.

Виберіть потрібний стиль друку:

- Стиль таблиці друкує лише список знайдених елементів
- Стиль пам’яті друкує вміст елементів

Виберіть інші параметри друку за потребою; потім натисніть кнопку друку, щоб відправити документ на принтер.

Якщо ви активний користувач Outlook і використовуєте більшість функцій поза електронною поштою, подумайте про використання категорій, щоб організувати елементи Outlook.

Відео Інструкція: Microsoft Teams Scheduling MEETINGS with Outlook (all you need to know) (Квітня 2024).