Отримайте свої паперові файли у формі на рік вперед

• Квітня 24, 2024

Чи знаєте ви, що лютий - це архів вашого місяця файлів? Оформлення минулорічних записів - а також налаштування ефективної системи подачі заявок на майбутній рік - можливо, не налаштовує вас на святкування, але це може забезпечити здорову дозу спокою та контролю в наступні місяці. Нижче описано, як очистити, сформувати файли та бути готовими до того, щоб ваші файли були надані у 2010 році.

Крок 1: Архівуйте недавнє минуле
На даний момент ви, ймовірно, отримали більшість (якщо не всі) законопроектів та заяв за 2009 рік, які ви отримаєте, тому настав час перенести минулорічні файли, щоб звільнити місце для своїх колег 2010 року. Будь-які файли, необхідні для податкових чи юридичних цілей, можна перенести у коробку банку, скриньку файлів чи інший портативний контейнер для зберігання, де вони будуть забиті та зібрані, але не виходять із шляху. Те, що вам не потрібно і не потрібно, може пробитися до подрібнювача або сміттєвого сміття.

(Цікаво, які файли потрібно зберігати та як довго зберігати? Ознайомтеся з оглядом BankRate щодо того, на чому триматися та чому, а також попросіть керівництва CPA чи юриста, оскільки ваші вимоги можуть відрізнятися залежно від речей, наприклад, ви керуєте бізнесом чи власний дім.)

Це щорічне прибирання стосується фінансових записів (які поновлюються щороку), а також особистих файлів, таких як картки звітів дітей у школі, довідкові матеріали, які ви збирали протягом року, та листування. Виберіть, що з цього матеріалу справді варто зберігати, а з того, скільки його можна архівувати та скільки дійсно заслуговує залишитися у вашій основній системі подачі заявок.

Крок 2: Попросіть Адьє до далекого минулого
Переміщуючи записи 2009 року на місце, яке не є доступним, але все ще доступне, перегляньте все, що ви зберігали від 2008 року і раніше. Чистіть все, що сміливо може виходити на основі створених вами вказівок (це означає, що ви, напевно, можете сказати сайонара до таких речей, як рахунки за телефон та комунальні послуги минулих років, якщо вони не впливають на ваші податки), а потім максимально консолідуйте ці старі файли. Перемістіть ці архіви з домашнього офісу та в місце, де ви можете їх отримати за потреби, але не потрібно регулярно їх бачити, наприклад, полицю в шафі.

Крок 3: Створення нових та файлів заміни
Далі створіть нові папки файлів для рахунків та виписок, які ви отримуєте регулярно, наприклад, банківські виписки та рахунки за кредитними картками. (Якщо ви перемістили минулорічні записи, не вилучаючи папки файлів, цей крок можна пропустити.) Це також хороша можливість змінювати, комбінувати або видаляти категорії та додавати нові категорії за потребою. Якщо час для створення, класифікації та маркування папок файлів зараз буде спрощено подання файлів (якщо вони ще не дуже захоплюючі) впродовж решти року.

Крок 4: Отримайте звичку
Коли ваші старі речі очищені та нові файли готові до запуску, все, що залишається, - це залишатись над тим, як зберігати речі, як тільки ви закінчите з цим. Я простіше сказати, ніж зробити, я знаю, особливо, якщо у вас швидше витягнуті зуби, ніж доведеться подавати документи. Як і будь-яка робота, хоча вирішення цього питання в малих дозах може зробити його набагато переносимішим, і це може зажадати набагато менше часу. Спробуйте додати додаткову хвилину або дві для подачі заявки до часу, який ви присвячуєте оплаті рахунків або вирівнюванню чекової книжки - з робочою системою на місці, вам не знадобиться набагато більше часу, ніж для того, щоб потрапити на матеріали до вашої системи подачі заявок, коли вона встановлена до безперебійної роботи.

Незалежно від того, чи офіційно ви відзначаєте місяць Archive Your Files, знайдіть певний час протягом найближчих тижнів, щоб надати свої файли у формі. Решту року ви будете раді, що зробили!

Відео Інструкція: Canon Ambassadors Talk: EOS-1D X Mark III (Квітня 2024).