Деякі плюси і мінуси пакетних систем подачі документів

• Може 11, 2024

Управління та подання паперу знаходиться вгорі у списку майже усіх ненависних організаційних завдань, часто тому, що вони містять, здавалося б, нескінченні рішення: що я повинен дотримуватися? Як довго я повинен його зберігати? Куди воно має піти? Як мені зателефонувати в папку, де я її зберігаю?

Комплектовані пакети файлових систем іноді можуть бути корисним способом зняття жалоби з управління папером, оскільки вони підказують вам, куди потрібно зберігати речі, як довго зберігати їх і як мітити ваші папки. Однак є і кілька недоліків. Ось подивіться на деякі плюси і мінуси однієї системи, яку я спробував
Комплект організатора фінансового планування за домашнім файлом.

Що в комплекті
Комплект фінансового планування Homefile містить двадцять дві картки-розділювачі файлів, індекс швидкого пошуку та посібник з інструкціями щодо використання системи, а також простір для запису таких речей, як інформація про акаунт, інформацію про страхування та особисті дані.

Як це працює
Кожна карта картки розділювача файлів фінансового планування має вкладку із певною категорією - страхування, наприклад, здоров'я та інвалідності; на самій картці відомо про те, які папери повинні міститись у цьому файлі, які папери мають зберігатися в іншому файлі та скільки часу зберігати папери, які ви там зберігаєте.

Ви поміщаєте кожну карту розділювача файлів у висячу папку файлів, а потім заповнюєте цю папку паперами, вказаними на картці. (Деякі категорії, такі як банківські рахунки, є достатньо широкими, щоб набір рекомендував використовувати папки файлів manila у підвісних папках, щоб папери для різних облікових записів були розділені.) Швидкі індексні картки та посібник містяться у висячій папці файлів перед усім інше; кожного разу, коли вам потрібно подати або отримати папір, індекс підкаже, де шукати.

Що мені сподобалось у системі
Нещодавно я вирішив поставити набір Homefile для випробування. Дотримуючись вказівок у посібнику, я створив нову систему подачі документів і повторно подав свої документи відповідно до категорій та вказівок у комплекті. Оскільки мені не потрібно було вирішувати, куди потрібно подавати речі, і не потрібно було робити мітки для підвісних папок (саме для цього потрібні вкладки на картках), процес пройшов досить швидко.

Пересуваючи папери, я виявив, що деякі категорії, які я зберігав окремо раніше, такі як виписки з кредитної картки та кредитні звіти, мали більше сенсу поєднуватися, як рекомендував комплект. Я також вважав, що індекс досить зручний: замість того, щоб запам'ятати, куди я поставив певний папір, я міг би просто переглянути його на індексі. Це потенційно може економити час.

У робочій книжці зазначається, що ця система може бути особливо корисною для людей, які мають файли в декількох місцях (скажімо, основного місця проживання та будинку для відпочинку) та людей, відповідальних за кілька наборів файлів (наприклад, власних і літніх батьків). Я згоден. Цей комплект може усунути необхідність винаходити колесо з точки зору подачі заявки.

Мінуси
Чим глибше я зайнявся створенням своєї системи подачі заявок, тим більше мені стало відомо про речі, які не сиділи зі мною:

• Для початку існували певні заплутані розрізнення та перехрестя між категоріями - дипломи, наприклад, мають бути збережені в папці "Особисті", а стенограми - у папці "Школи та догляд за дітьми" (але я зараз не в школі та не мати будь-яких дітей).
  
• Дотримуючись вказівок набору, я повинен був внести кілька змін, які мені не здалися логічними; наприклад, квитанції про великі покупки, які я зазвичай зберігаю з інформацією про страхування мого орендодавця (оскільки я звертаюся до них лише тоді, коли хочу подати претензію), мають бути подані гарантії та керівництво користувача.
  
• Я також виявив відсутність деяких категорій. Наприклад, не було вказівки, куди подавати такі речі, як повторювані рахунки (комунальні послуги, телефон тощо) - і хоча робоча книжка надає простір для налаштування індексу, коли ви натрапляєте на документи, які не вказані в певній категорія, це може потенційно перемогти мету системи, в якій рішення приймаються за вас заздалегідь.
  
• Нарешті, я визнав деякі логістичні системи недосконалими. Набір рекомендує подавати декларації з податку на прибуток та супровідну інформацію в папку, але все, крім самого елементарного 1040, швидше за все, заповнить одну висячу папку для переповнення. Крім того, самі файлові картки є занадто високими: коли я помістив їх у підвісну папку з навіть одним частково повним файлом manila, я не зміг закрити верхню частину файлового ящика, який я використовував.
  

Суть
Якщо у вас вже є якась система подачі заявок, вам, можливо, буде важко перекрити ваші природні нахили, коли мова заходить про вирішення місця подачі речей. Іноді заплутані кросовери набору між категоріями можуть неприємно. Ви також можете бути пригніченими, якщо у вас є документи, які не підпадають легко до традиційних категорій подачі.

З іншого боку, набір добре допомагає передбачити більшість основних категорій подачі заявок і чітко вказати, що стосується кожної категорії, а що - ні, і коли можна очистити вміст кожної папки. Це також просто налаштувати і не потребує обладнання, що перевищує основні матеріали подачі. Якщо ви переповнені папером і відчуваєте себе паралізованою думкою про те, щоб вирішити, куди подітись, або якщо ви просто хочете основної, простої системи подачі заявок, набір організатора фінансового планування може бути лише квитком.

Відео Інструкція: Дроны / Интервью с основателями Drone.ua / Валерий Яковенко и Февзи Аметов (Може 2024).