Управління списками - Excel

• Може 17, 2024

Excel пропонує деякі потужні інструменти для управління списками. За допомогою цих інструментів ви можете:
• Сортувати
• Фільтр
• Знайти
• Підтвердити записи
• Створити Підсумковий
• Класифікуйте, використовуючи групу та контур
• Підвести підсумки за допомогою зведених таблиць

Коротше кажучи, ці інструменти надають засоби для потужного та змістовного аналізу ваших даних. Однак майте на увазі, що Excel не є інструментом управління базами даних, і тому його використання повинно обмежуватися управлінням списками даних.

Як і в базі даних, списки Excel організовані в рядки, що представляють запис інформації, і стовпці, що представляють поля з кожним записом у списку, що містить подібну інформацію. Існують певні стандарти, які слід застосовувати до списку Excel для оптимізації ефективності інструментів даних наступним чином:

• Почніть кожен новий список на окремому робочому аркуші.
• Уникайте розміщення даних, що не належать до списку, на аркуші списку. У разі необхідності цілісності списку розміщуйте критичні дані над списком або під ним, принаймні один порожній рядок між списком та іншими даними.
• Почніть список, додавши мітки стовпців. Виберіть формат, який відрізняється від формату даних, щоб Excel міг інтерпретувати межі списку.
• Не відокремлюйте дані від міток стовпців, вставляючи порожній рядок або використовуючи рядок, що містить штрихову лінію, зірочку чи будь-який інший тип символів, що не належать до даних. Використовуйте функцію форматування рамки комірок, щоб візуально розрізняти стовпчик мітки та дані.
• Кожен стовпець повинен містити однаковий тип даних для кожного запису у вашому списку.
• Не змішуйте типи даних у стовпці. Наприклад, грошові дані повинні бути введені у вигляді цифр та відформатовані за бажанням, деякі записи не повинні використовувати текст, наприклад "Два долари"
• Не вставляйте порожні рядки чи стовпці у свій список. Excel інтерпретує межі списку, використовуючи порожні рядки та стовпці як визначальні межі.
• Вирівняйте дані у стовпцях за допомогою інструментів вирівнювання Excel, таких як центрування, вирівнювання зліва та справа та інструменти відступу. Провідні та кінцеві простори у комірці даних впливатимуть на функції сортування та фільтрування.
• Використовуйте команди підсумкової, групової та контурної структури для створення перерв категорій у ваших даних. Не вставляйте вручну підсумкові рядки і не використовуйте порожні рядки для створення перерв на категорії.

Після того, як ваш список буде встановлений, ви можете легко додавати дані внизу списку. Excel поширюватиме формули та форматування на нові дані до тих пір, поки три попередні рядки містять формули та форматування. Найкраще додати дані в нижню частину списку і вдатися до курорту чи заправити по мірі необхідності. Вам потрібно буде видалити будь-які сумарні підсумки, групування або фільтрування, перш ніж вдаватися до списку після додавання нових записів. Після того, як нові дані будуть включені та відсортовані належним чином, ви зможете повторно застосувати будь-які необхідні підсумки, групування або фільтрування.

Управління списками - один з найпотужніших інструментів, який Excel пропонує користувачам. Навчитися найбільш ефективно організовувати дані, щоб скористатися запропонованими інструментами, варто витратити час.

Відео Інструкція: Елементи управління, логічні функції, MS Excel 2010 (Може 2024).