Адміністративні помічники пропонують плюс одну послугу

• Може 17, 2024

У багатьох організаціях термін "секретар" давно став пасе. Сьогодні роботодавці використовують адміністративних помічників, щоб забезпечити необхідну службову та адміністративну підтримку. Адміністративні помічники виконують найрізноманітніші завдання. Насправді, якби описати функцію помічника адміністративного персоналу - їх можна було б вважати менеджерами з питань інформації та зв’язку для їх офісу. Адміністративні помічники поширюють інформацію, планують, організовують, влаштовують подорожі, проводять дослідження та безліч інших завдань.

Хороший адміністративний помічник - це той, хто надійний, йому можна довіряти, щоб виконати роботу та зберегти конфіденційність, коли це необхідно. Прекрасний адміністративний помічник володіє інтуїтивністю, щоб можна було визначити, що важливо порівняно з тим, що є марною витратою службового часу. Прекрасний адміністративний помічник постійно пропонує плюс одну послугу.

Що є плюс одна послуга?

Плюс одна послуга робить той додатковий крок у виконанні проекту чи завдання. Плюс одна служба закриває всі лазівки, через які виникають помилки, наприклад:

Надсилання пакета - кожен може поставити пакунок поштою. Уявіть, що начальник отримує дзвінок із запитанням, де цей пакет. Плюс одна послуга надається на пакет через кілька днів після надсилання, щоб переконатися, що пакет прибув до місця призначення, щоб уникнути тих бентежних телефонних дзвінків, що не надходять.

У тому числі примітка - Якщо ваш керівник попросив включити нотатку до пакету, хоча ви думаєте, що знаєте повідомлення, яке слід передати, важливіше скласти нотатку та віддати її на затвердження керівнику.

Перевірте ціну - якщо менеджер попросить ціну на певний товар, не просто надсилайте їм електронну пошту із сумою в доларах і не пояснюйте. Великий адміністративний помічник зробив би порівняльне ціноутворення - тоді надати запитувачу короткий звіт про ціноутворення. Важливі дрібниці.

Перевірка проблеми - кожен може перевірити проблему та виправити її. Прекрасний адміністративний помічник не тільки виправить проблему, але й знайде першопричину, яка б запобігла виникненню проблеми в майбутньому.

Хто є адміністративними помічниками?

Міф про те, що адміністративні помічники знаходяться на тотемному полюсі без освіти, настільки далекі від істини. Деякі мають ступінь коледжу, а деякі - ні. Деякі є адміністративними помічниками, оскільки їм подобається широке розмаїття завдань і можливість бути прихильною до найінтимніших деталей організації. Інші використовують цю позицію як приступку до просування по службі. Незалежно від причини, великі адміністративні помічники, що надають плюс одну послугу, є основою будь-якої великої організації.

Відео Інструкція: Social Services Are Broken. How We Can Fix Them | Hilary Cottam | TED.com (Може 2024).