Створіть графік і дотримуйтесь його!

• Може 12, 2024

Одного разу я працював у дуже маленькій компанії, і як у будь-якому малому бізнесі, від мене вимагали носити багато шапок. Оскільки я була Джейн всіх торгів (я трохи займалася маркетингом, прийомом, писанням, діловодством тощо), мене завжди тягнуло в декількох різних напрямках. Це був не перший раз, коли я опинився в такій неструктурованій, але вимогливій робочій ситуації, але це був перший випадок, коли я впорався з ситуацією з грацією. Я був там лише один день - фактично півдня - перш ніж вони довірили мені працювати над своїми найважливішими документами, і пройшло близько місяця, перш ніж я контролював усі аспекти своєї роботи.

Мій секрет? Я розробив розклад і незалежно від того, до чого я його дотримувався. Ось як я це зробив. Ви також можете використовувати ці методи для складання розкладу для себе вдома.

Зробити спостереження.

Перше, що я зробив, коли розпочав роботу, - це спостерігати за тим, що відбувається навколо мене. Звідки взялася моя робота? Як часто я отримував цю роботу? Які були терміни?

Те, що я шукав і намагався вгамувати, були рутинними завданнями - моїм улюбленим видом завдань у світі, тому що коли ти щось зробиш, десять, двадцять, сто разів ти можеш його опанувати.

Запишіть усе. Не залишайте нічого.

Коли я робив свої спостереження, я записував речі. Я знав, що отримую роботу від начальника, і близько півтисячі інших керівників зовсім випадковим чином. Я ніколи не знав, що йде або скільки. У мене також була тривала маркетингова робота, яку я зрозумів, що понаднормово мені доведеться керувати собою, як я помітив, що ніхто не стежив за моїм прогресом у цій галузі. Тоді були два основні звіти, які виплачувались щомісяця. Бінго! Це те, що я шукав - рутинна робота. Рутинна робота прекрасна, щоб скласти графік навколо.

Складати перелік.

Зробивши свої спостереження, я почав складати те, що я називаю "Інформаційною панеллю" або "Основним списком". У цьому списку я розбив усі мої сфери відповідальності. Я дотримувався філософії, якою я користуюсь під час подачі: використовуйте широкі категорії під час подачі, оскільки шукати документ у одному великому файлі простіше, ніж сортувати 10 невеликих файлів.

На роботу надходили різні люди, тоді я мав власну роботу та дві доповіді. Оскільки завдання були настільки розрізнені, я закріпився. У начальника була своя категорія у верхній частині мого списку. Я згуртовував менеджерів загалом під однією категорією. Мої особисті проекти були іншими, і доповіді були під однією категорією внизу мого списку, оскільки вони були основою. Це були мої основні сфери відповідальності. Коли у мене було 20 видатних справ, а телефони дзвонили, а електронна пошта скакала, мені було добре знати, що в кінцевому підсумку я відповідав лише за чотири основні сфери, хоча спочатку це було 100!

Складіть графік.

Після того, як я був у компанії цілий місяць, я зміг скласти загальну характеристику роботи на основі чотирьох основних обов'язків. Цю інформацію я використав для створення розкладу. Кожну годину мого дня (коли я не був на засіданні) позначали одну із моїх областей відповідальності. Наприклад, я запланував би встановлений час для роботи над звітами щодня протягом приблизно години. Коли я працював над звітами, я не працював над маркетингом чи іншим. Єдине, що відверне мене від того, що я планував зробити, - це прохання начальника або серйозна надзвичайна ситуація. І якщо трапилася перерва, я би вирішив це, а потім знову повернусь до роботи над звітами.

Працюючи таким чином - позначаючи конкретні завдання на конкретні часові рамки - я зміг завершити всю свою роботу. Крім того, що я зробив, це перетворити опис посади / область відповідальності у звіт про стан, який я надсилаю електронним повідомленням власникам колу щодня, щоб вони знали, де я перебуваю на всіх своїх проектах.

Дотримуйтесь цього!

Я все ще використовую цей стиль роботи, коли пишу вдома. Я розбиваю свій робочий день за публікацією чи веб-сайтом. Я розкладаю шматки часу, щоб присвятити конкретним проектам, і, якщо серйозні аварійні ситуації не закінчуються, я не відхиляюся від розкладу.

Наприклад, днями я працював над статтею про coffebreakblog (відповідно до мого розкладу), коли помітив електронний лист, якого я чекав у своїй папці "Вхідні". Я спокусився відкрити електронний лист, проте це було для статті, про яку я писав інший веб-сайт, а не coffebreakblog. Я вже робив заплановану роботу на цьому веб-сайті раніше, і не планував працювати над ним до наступного дня. Хоча я дуже хотів відкрити електронний лист, я утримався і продовжив роботу, яку я робив.

Я не відкрив очікувану електронну пошту лише через 12 годин, коли мені заплановано це зробити.

Може бути час, коли ви плануєте працювати над проектом, але не можете, оскільки ви чогось чекаєте, і не можете рухатися вперед, поки не отримаєте це. У такому випадку я роблю щось, що пов'язане з проектом. Якщо я не можу працювати над м’ясним проектом, я завжди можу займатися домашнім господарством. Я можу почати складати рахунок-фактуру, в майбутньому я можу штурмувати інші ідеї, щоб подати до редакторів, я можу виправити свої файли на комп’ютері тощо.

Багато професіоналів з численними обов'язками часто не знають, що вони повинні робити у будь-який момент.Наявність розкладу допомагає приймати ці важкі рішення. Якщо немає надзвичайної ситуації, ви просто зробите те, що є у вашому графіку.

Відео Інструкція: This is what happens when you reply to spam email | James Veitch (Може 2024).