Використання папок в Outlook

• Квітня 28, 2024

Електронна пошта стала вибором зв'язку, що замінює листи, нагадування та телефонні дзвінки. Хоча спілкування електронною поштою має такі переваги, як спілкування цілодобово, відстеження розмов і відсутність поїздок на пошту, є також багато недоліків у використанні електронної пошти замість традиційних способів спілкування. До них відносяться перевантаження інформації, постійне спілкування та на відміну від телефонного дзвінка, що після того, як ви його відкладете, електронна пошта залишається у вашому обліковому записі в очікуванні видалення або подання, що призводить до переповнення вхідних повідомлень.

(Примітка: у мене в папці "Вхідні" люди з більш ніж 15 000 елементів електронної пошти! Тепер це переповнюється!)

Існує кілька методів, які допомагають впорядкувати та очистити папку "Вхідні" разом із методами, які допоможуть вам організувати свою організацію, щоб папка "Вхідні" не вийшла з-під контролю.

Перший метод, який ми збираємось вивчити, - це використання папок. Папка в Outlook є еквівалентом папки в Windows - вона використовується в домашніх умовах і впорядковує файли або в цьому випадку електронну пошту.

Папки можуть бути вкладені, що дозволяє створити папку в папці, що допомагає організувати ще простіше. Будьте обережні, щоб не створити занадто багато папок, інакше пізніше ви можете знайти елементи.

Щоб створити папку в Outlook 2003/2007:

1. Від Файл виберіть меню Нові, потім Папка

2. Введіть назву папки в розділі Ім'я ящик

3. В Папка містить виберіть поле Пошта та поштові відправлення

   
   

4. Виберіть місце для нової папки

5. Натисніть на добре

Ви також можете клацнути правою кнопкою миші папку "Вхідні" в лівій навігації та вибрати нову папку

Щоб створити папку в Outlook 2010:

1. Натисніть на Папка вкладка

2. Натисніть на Нова папка

3. В Папка містить виберіть поле Пошта та поштові відправлення

4. Виберіть місце для нової папки

5. Натисніть на добре

Ви також можете клацнути правою кнопкою миші папку "Вхідні" в лівій навігації та вибрати нову папку

Після створення структури вашої папки ви можете переміщувати поточні та нові електронні листи у папки, перетягуючи електронну пошту (поточну електронну пошту) або використовуючи правила для переміщення нової електронної пошти у папки після її отримання.

Щоб додати поточну електронну пошту до папки:

Виберіть електронну пошту, яку потрібно перенести у папку. Примітка: ви можете вибрати кілька електронних листів, утримуючи клавішу ctrl, натискаючи електронну пошту.

Ви можете перемістити папку:

• Клацніть правою кнопкою миші по електронній пошті та вибору Перемістіться до Folder або

• Перетягніть вибрану електронну пошту в папку призначення на лівій навігації

Далі я обговорюю використання правил, які допоможуть зберегти вашу електронну пошту без вашої взаємодії. Будьте в курсі!

Відео Інструкція: Сортировка писем по папкам автоматически (правила для писем новичкам в Outlook 2016) (Квітня 2024).