Написання звітів, посібників, рукописів та наукових праць

• Квітня 28, 2024

Робота з довгими документами може бути справою організованої, але MS Word пропонує кілька функцій, які можна використовувати для управління процесом. Багато з цих функцій можна використовувати разом у різних методах, щоб зробити ваші проекти більш керованими.

Закладки (гіперпосилання)
Закладки (гіперпосилання) у вашому документі корисні, коли ваш документ містить додаткову інформацію по темі. Наприклад: у посібнику з продукту для камери. На початку посібника ви обговорюєте, де на камері розташована кнопка Компенсація експозиції. Ви можете розмістити закладку до розділу посібника, де обговорюєте, як встановити компенсацію експозиції. Ця методика дозволяє читачеві швидко перейти до розділу документа, де він / вона може отримати більше інформації про функцію.

Перехресні посилання
Подібно до закладки, перехресне посилання дозволяє читачеві перейти на інше місце в документі, де вони зможуть знайти більше інформації по темі. Перехресне посилання може бути здійснено до фігур, закладок, підписів, заголовків, пронумерованих абзаців, номерів сторінок тощо. Краса цієї функції полягає в тому, що Word не дозволить вам посилатися на сторінку чи заголовок, які не існують в документі.

Окреслення
Робота з функцією структури документа вимагає використання послідовних заголовків у всьому документі. Це добре працює, якщо у вас є основні категорії з низкою підзаголовків. Наприклад, у вас може бути заголовок глави з декількома розділами всередині глави. Кожен розділ може мати декілька тем, що створюють ієрархію заголовків. Цей метод найкраще працює, коли ви призначаєте стилі кожному з рівнів заголовка. Перегляд "Контур" дозволяє згорнути документ до рівня заголовка, щоб отримати миттєве уявлення про те, як протікає кожен з розділів. У вікні "Контур" ви можете оцінити, чи логічно написаний документ. Особливості перегляду "Контур" також дозволяють маніпулювати компонуванням, демонструючи та сприяючи рівням заголовка, а також переставляти документ.

Основні та допоміжні документи
Рукописи потребують більш потужного інструменту, який надає Word за допомогою функції Master та SubDocuments. Ви б використали цю функцію для організації великих проектів, таких як книжковий рукопис. За допомогою цього інструменту можна розділити великий проект на менші керовані субдокументи. Основний документ посилається на супутні піддокументи так, що коли зміни вносяться до піддокумента, головний документ також оновлюється і навпаки. Кожен з піддокументів гіперпосилання в основний документ, що дозволяє запустити піддокумент з основного документа. Через зв’язок ви можете створити вміст, індексацію, перехресне посилання, колонтитули та колонтитули, щоб застосувати до всіх піддокументів прямо з основного документа.

Фігури, графіки та таблиці
Наукові роботи часто використовують фігури, графіки та таблиці для ілюстрації точок, що створюються в тексті. Таблиця фігур, графіків, таблиць тощо може бути дуже корисною для ваших читачів. Ця функція автоматично створить таблицю аналогічно змісту. Ключовим фактором використання цієї функції є вставлення підписів на кожну фігуру, графік та таблицю, які потрібно включити у довідкову таблицю. Існує кілька варіантів форматування для створення таблиці, включаючи можливість показу номерів сторінок, вирівнювання номерів сторінок, відображення міток та чисел та лідерів вкладок.

Зміст (TOC)
Зміст є найбільш корисним у довідниках. Читачі цінують наявність TOC, щоб допомогти їм знайти інформацію в найважливішому для них документі. Створення змісту в Word є оснащенням, за умови, що ви послідовно застосовували стилі до заголовків та інших частин документа, які ви хочете включити до Змісту. Якщо ваш документ містить декілька рівнів заголовків, TOC має бути обмежено першими трьома рівнями заголовків, інакше він може стати занадто складним, щоб бути корисним. Як правило, ви б встановили TOC в окремому розділі свого документа на початку документа. Створення окремого розділу дозволяє почати нумерацію вмісту документів на сторінці 1 без того, щоб сторінки TOC ускладнювали нумерацію сторінок. Ви можете комбінувати TOC із закладками чи гіперпосиланнями, щоб читачі могли переходити до потрібної теми.

Індексація
Індексація довідкового документа дуже корисна. Включення його в документ допомагає читачам легко знаходити поняття та конкретні теми. Зазвичай він знаходиться в розділі на звороті документа і надає посилання на сторінку для основних ідей, що містяться в документі. Ця функція проста у використанні, але складним завданням для письменника є визначення відповідних слів, тем чи понять для індексації. Хороший показник добре продуманий. Щоб ефективно використовувати цю функцію, кожне слово або заголовок, що міститься в індексі, має бути позначено в документі. Залежно від довжини документа, це може бути виснажливою вправою, але воно варте того, щоб ваші читачі.

Виноски та закінчення
Іншим трудомістким завданням у довгому науковому чи довідковому документі є управління виносками та кінчиками приміток. Функції виносок і кінцевих приміток Word полегшують нумерацію та форматування цих критичних посилань, але потрібно правильно перелічити авторів, роботу, видавця та дати опублікування для кожної посилання. Кожна виноска та примітка у вашому документі повинні бути належним чином позначені. Word, однак, бере на себе завдання вставити виноску або примітку у відповідному порядку та розташуванні в документі.