Прості кроки до ефективної системи подачі документів

• Може 9, 2024

Ця стаття - уривок з моєї нової електронної книги, Посібник з організованого життя з організації робіт і файлів.

Наріжний камінь більшості систем управління папером - це набір файлів, які вміщують та класифікують важливу для вас інформацію. За допомогою декількох основних поставок та декількох простих кроків створення системи подачі документів (або оновлення існуючої) може бути відносно швидким і безболісним завданням, особливо якщо ви вже відмили непотрібні та непотрібні папери. Ось як надати свої файли у формі.

Що вам знадобиться:

• Порожні папки файлів. Я рекомендую використовувати як внутрішні (або манілові) папки файлів, так і підвісні папки, але якщо ви натискаєте на пробіл, ви можете використовувати лише одну чи іншу.
  
• Замітки. Стандартний розмір 3 на 3 дюйма ідеально підходить, оскільки він дає багато місця для написання.
  
• Ручка або олівець.
  
• Чистий папір або чистий документ для обробки тексту щоб записати нотатки про створені вами категорії подання та що належить до кожної.
  
• Будь-які файли, які ви вже створили, незалежно від того, чи є вони частиною системи реєстрації, яку ви вже маєте, або папки, створені під час відкладання паперів для збереження під час сортування та прополки.
  Мішки або баки для переробки та подрібнення, на всякий випадок, якщо ви натрапите на непотрібні чи непотрібні папери, які все ще ховаються навколо.
  

Що робити:

1. Зберіть усі документи, з якими будете працювати разом, в одному місці. Якщо ви оновлюєте існуючу систему подачі заявок, ви випереджаєте гру.
   
2. Візьміть папір з верхньої частини стека і зробіть з нею одну з двох речей:
   
   
   
   • Якщо вона пов’язана з уже створеною вами категорією файлів або файлом у вашій існуючій системі, додайте її до цієї папки.
     
   • Якщо вона належить до нової або окремої категорії, покладіть її в порожню папку файлів і скористайтеся клейкою запискою, щоб надати цій папці тимчасову мітку.
     
   
   
3. Під час складання паперів у папки, записуйте замітку на чистому аркуші паперу або в текстовому документі про те, що це за папір і де ви його помістили. Наприклад, ви можете написати "Поліс страхування авто - в папці" Автомобіль "або" Інформація про рейс для поїздки в Сан-Франциско - в папку "Майбутнє подорож". Ці замітки допоможуть вам запам’ятати, де ви зберігали речі, а також допоможуть вам створити карту файлів під час налаштування системи.
   
4. Повторіть ці дії з кожним папером у вашому стопі. Якщо ви оновлюєте існуючу систему подачі файлів, перегляньте папери у кожній папці, щоб визначити, належать вони до цієї папки чи деінде, а також те, чи мітка категорії в папці все ще є точною. Перемістіть речі в інші папки та оновіть мітки, якщо потрібно.
   
5. Після того, як ви відсортуєте і класифікуєте все по папках, огляньте їх назад. Чи мають значення категорії та етикетки? Чи є папки, які слід об'єднати? Будь-яке, що слід розділити на менші категорії?
   
6. Коли ви задоволені створеними вами категоріями, позначте свої папки. Ви можете вручну писати чи друкувати етикетки або створювати їх за допомогою виробника етикеток.
   
7. Помістіть папки в ящик файлів, вікно або контейнер, який ви використовуєте для їх зберігання. Впорядковуйте свої файли таким чином, щоб мати сенс для вас, виходячи з того, як ви будете ними користуватися. Наприклад, ви можете замовити їх в алфавітному чи хронологічному відношенні або поставити папки, які ви, швидше за все, використовуєте попереду, з менш часто доступними файлами ззаду.
   
8. Створіть свою карту файлів. Цей список, спираючись на нотатки про створені вами категорії подання та те, що ви зберігаєте в кожній категорії, допоможе вам запам'ятати, що де. Зберігайте копію карти файлів у передній частині ящика файлів або в папці на робочому столі комп'ютера, щоб до неї було легко отримати доступ, коли вам потрібно щось знайти у своїх файлах.
   
9. Милуйтеся своєю сучасною функціональною системою подачі заявок!
   

Відео Інструкція: Що пропонує новий законопроект: 10 змін до закону про публічні закупівлі (Може 2024).